Tijd over houden. Waarom is dat zo moeilijk?

De kans is groot dat je voor het lezen van deze blog geen tijd hebt. Ik loop daarmee het risico dat je hierdoor niet leest wat ik je te zeggen heb. En laat deze blog nu juist gaan over tijd.

Dit is mijn investering in jou!
Gun jezelf 10 minuten voor het lezen van deze waardevolle informatie!

Wat kun je er naar verlangen dat je meer tijd zou hebben om je werk op een normale manier te doen. Niet onder die tijdsdruk werken. Zonder schuldgevoel dat je je planning (alweer) niet hebt gehaald. Niet langer jaloers op collega’s die zo gestructureerd werken dat het hen wel lukt…….  Al hoewel, je kent er ook die net als jij worstelen met hun tijd.

Tijd is schaars en jouw schaarse tijd staat voortdurend onder druk. En tot jouw grote frustratie, lukt het je maar niet om hier verandering in aan te brengen. Je hebt de moed misschien zelfs wel opgegeven dat het ooit beter wordt.

#1 Onder druk werk ik beter
Je herkent het vast. Als de deadline dichterbij komt, lukt het je beter om je aandacht bij je werk te houden. Er is meer focus en concentratie. Dit fenomeen gebruiken we maar al te gemakkelijk als excuus als wij in rustiger tijden tijd verlummelen: `Onder druk presteer ik nu eenmaal beter!`

Toch klopt jouw constatering wel. Schaarste brengt focus. Dit is de focus-bonus. Drie jaar geleden schreef ik hier als eens een blog over op mijn site. Je leest ‘m hier. Geen zin om te lezen? Luister dan mijn radiocolumn (1 minuut).

De prijs die je hiervoor betaalt, is dat je andere belangrijke dingen over het hoofd ziet. Noem het een tunnelvisie. We zijn zo geconcentreerd op wat uit de tunnel moet, dat we voor niets anders oog hebben. Voor een deel is dit juist nodig, maar feitelijk pleeg je roofbouw op jezelf en jouw tijd. Wat je doet is niets meer dan kunst- en vliegwerk. (Zie mijn eerder genoemde blogpost over de focus-bonus.)

#2 Dit gebeurt in je brein (1)
Om uit de kunst- en vliegwerk val te komen, is het handig als je jezelf beter leert begrijpen als het gaat over jouw bewuste en onbewuste gedrag. De psycholoog Ap Dijksterhuis beschrijft in zijn boekje “Het slimme onbewuste” de verhouding tussen deze twee als volgt

bewust handelen : onbewust handelen
1 : 200.000

Los van of deze verhouding exact klopt is het overduidelijk, dat de invloed van onbewust gedrag heel groot is. Daarom is het ook zo moeilijk om dingen blijvend te veranderen. Maar het is niet onmogelijk. Ik kan je vele voorbeelden geven uit mijn praktijk.

#3 Dit gebeurt in je brein (2)
Hier zoom ik even verder op in. Ik raad je aan met aandacht te lezen, want wat ik schrijf geeft je meer inzicht in processen die zich in jouw hoofd afspelen. Dit inzicht is cruciaal om beter met jouw tijd om te gaan. Op de foto hieronder zie je een schematische weergave van hoe wij informatie verwerken.

werking geheugen, korte termijn geheugen, werkgeheugen, lange termijn geheugen

SG          : sensorisch geheugen
WG        : werk geheugen
LTG       : lange termijn geheugen

In het midden van het schema staat ons werkgeheugen. Dit is de plaats waar we bewust denken en keuzes maken. In ons werkgeheugen is plaats voor 5 – 9 verschillende zaken. Aangezien deze bandbreedte (onthoudt dit begrip) dus relatief beperkt is, wordt permanent informatie uitgewisseld tussen de tweede andere delen van ons geheugen. Het werkgeheugen wordt overigens ook wel het korte termijn geheugen genoemd, omdat hier alleen informatie wordt opgeslagen die we (op dat moment) nodig hebben.

Ons sensorisch geheugen (links in het schema) pakt voortdurend signalen op. Geluiden, geuren, we zien van alles, etc. Er is een permanente stroom van informatie vanuit de zintuigen naar het sensorisch deel van het geheugen. De meeste van deze informatie verdwijnt, omdat we er niets mee doen. Alleen de informatie die we nodig hebben, bereikt het werkgeheugen. Informatie waar we niets mee doen, verdwijnt na 1-2 seconden.

Voorbeeld bij sensorisch geheugen
Wanneer jij thuiswerkt, is de kans groot dat je het kind van de buren niet hoort huilen in de tuin. Misschien hoor je het wel kort, maar je doet er niets mee. Maar als het jouw kind is, zal het gehuil je werkgeheugen wel bereiken en zet het je aan tot actie. In het eerste geval is sprake van inhibitie. In het tweede krijgt het geluid van het huilende kind bewust aandacht. Jouw kind is nl. belangrijker dan je werk en daarom geef je het (onbewust!) aandacht.

Rechts in het schema staat ons lange termijn geheugen. Dit is een haast ongelimiteerde opslagcapaciteit. Alles wat we hebben geleerd wordt hier opgeslagen. Informatie die ons werkgeheugen nodig heeft, wordt hieruit onttrokken. Informatie die het werkgeheugen even niet nodig heeft, wordt hier opgeslagen. Sommige informatie verdwijnt op termijn, maar kan soms ook weer worden opgeroepen. Oefening en herhaling is hierop van invloed.

#4 Een korte samenvatting
Alleen in het werkgeheugen denken we bewust na. Maar dat kan slechts over een aantal zaken tegelijk. Daarom is er een voortdurende (onbewuste!) uitwisseling met het lange termijn geheugen. Informatie vanuit sensorisch geheugen die niet belangrijk is, bereikt ons werkgeheugen niet. De bandbreedte van het werkgeheugen is een beperking. Dat weten we onbewust en daarom concentreren we ons en is er de focusbonus met de tunnelvisie en kunst-en vliegwerk als gevolg.

#5 Anders omgaan met schaarse tijd (1)
Wat ik nog niet heb verteld, is dat het voor onze hersenen slecht is om langdurig actief te zijn. Daarom hebben we iedere dag slaap nodig. Dit geldt ook op ‘microniveau’. Wissel momenten van inspanning af met korte pauzes. Zo heb ik deze artikel geschreven met behulp van de pomodorotechniek. Er zijn verschillende varianten en de eerlijkheid mij gebied te zeggen dat niet iedereen hier positief over is. Mij helpt het vaak wel om tijd te blijven inruimen voor korte pauzes. Ik gebruik de pomodorotechniek als volgt:

  1. Na elke 25 minuten neem ik korte pauze van 5 minuten. Even naar toilet, glas water pakken, staren naar buiten (!!). Gewoon niet bezig met waar je mee bezig was.
  2. Na de korte pauze start een nieuwe periode van 25 minuten. Herhaal dit totdat je aan de vierde korte pauze toe bent.
  3. Dat is een lange pauze. In mijn geval 15 minuten.
  4. Ik gebruik hiervoor de kloktimer van mijn pc, die ik met deze drie tijden heb voorgeprogrammeerd. Zie het beeld hieronder.

pomodoro

De timer herinnert mij aan de volgende periode. Ik kan je zeggen dat het echt werkt. Ik houd het langer vol om met aandacht en concentratie te werken.

#6 Anders omgaan met schaarse tijd (2)
Het gebruik van een techniek als pomodoro, is een goed begin. Het is niet voldoende, omdat het werkelijke probleem dieper ligt. We stellen vaak uit voordat we met een bepaalde taak beginnen. ´Dat kan straks nog wel´, zeggen we dan. Ik check eerst nog even mijn mail, pleeg nog even dat telefoontje en dan begin ik …… En zo beginnen we ongemerkt toch later dan de bedoeling was.

Meer gestructureerd werken en meer discipline is goed. Alleen blijkt het op lange termijn niet genoeg te zijn. Dat is toch wat je steeds weer ontdekt? Het probleem is dat we  niet met overvloed kunnen omgaan.

#7 Anders omgaan met schaarse tijd (3)
Om beter om te gaan met onze schaarse tijd is meer nodig dan een techniek. Dit is wat ik verandering van binnenuit noem. Voorzorgsmaatregelen zijn nodig in de vorm van een lange termijn strategie. Je moet in ieder geval rekening houden met  de volgende 4 zaken:

  1. Bandbreedte vergroten. Zorg ervoor dat je je volle aandacht kan geven aan wat aandacht nodig heeft. Als je tijdens het werk aan taak A in je hoofd ook bezig bent met taak B, gaat kostbare bandbreedte verloren. Hierdoor heb je meer tijd nodig.
  2. Speelruimte creëren. Zorg dat je ruimte hebt voor onverwachte gebeurtenissen in je dag. Nog véél belangrijker: doe de dingen die echt tot jouw taken en verantwoordelijkheden horen.
  3. Remmende en stuwende krachten inzetten. Analyseer jezelf en je omgeving. Omdat je zelf het begin van je eigen verandering bent is het noodzakelijk eerlijk te zijn tegenover jezelf en wat afleiders zijn. Is het echt nodig om voortdurend je mailbox open te hebben staan? Maar je kunt hierin misschien nog wel meer de confrontatie opzoeken met jezelf door bijv. na te denken over de vraag waarom je moeilijk nee kunt zeggen tegen anderen.
  4. Evalueer je plan op vaste tijden. Het gaat nooit allemaal in één keer goed. Probeer te begrijpen hoe dat kwam en pas je plan daarop aan. En vergeet vooral niet om te vieren wat er wel goed ging. Allebei is belangrijk in een evaluatie.

Zo moeilijk is het. Zo makkelijk is het. Ter bemoediging een aansprekend voorbeeld.

Voorbeeld van anders omgaan met schaarse tijd
Het St. John’s Regional Health Center, een ziekenhuis in Missouri (VS) had 32 operatiekamers (OK’s). De planning van operaties was een ramp. De bezetting van de OK’s was 100%, zodat er eigenlijk geen ruimte was voor spoedoperaties. Geplande operaties gingen in ongeveer 20% van de gevallen niet door. Na grondige analyse werd besloten voortaan 1 OK vrij te houden voor spoedgevallen. Het resultaat was dat in de eerste maand na invoering 5,1% meer operaties waren. Het aantal ingrepen na 15:00 uur daalde met 45%. In de volgende twee jaar steeg het aantal chirurgische ingrepen met 7% en 11%. Onnodig te zeggen dat de tevredenheid van zowel de patiënten als staf was toegenomen.[1]

 [1] Case Study: Flow Management at St. John’s Regional Health Center, Quality Matters (2005) Zie o.a. op deze link (laatst gecontroleerd op 13 september 2017)

Tenslotte
Deze blog heb ik met enorm veel plezier geschreven. Ik weet dat het overwinningen vraagt op jezelf en jouw omgeving. Het heeft mij ook weer geholpen om mijn eigen omgang met tijd te evalueren

De kans is levensgroot dat je eigenlijk te druk bent om er verder iets mee te doen. Lees daarom nog even verder, ik heb een prachtig aanbod voor jou.

Mijn aanbod voor jou!
Als schaarste van tijd een probleem voor je is, nodig ik je uit om hier echt iets mee te doen. Meld je aan voor het persoonlijke coachingsprogramma Tijd over. Daarin ga ik dieper in op de achtergronden, maar ga jij vooral ook zelf aan de slag met het maken van jouw eigen lange termijn plan.


Deze blog werd eerder rechtstreeks verzonden aan de bijna 100 abonnees van de Ministrare Inspiratiemail. Wil je regelmatig en automatisch geïnspireerd worden? Meld je dan aan via deze link.